Setahun di Jogja

Tak terasa sudah setahun, aku berada di Jogja, tepatnya tanggal 7 Oktober 2009, aku tiba di sini. Setahun pula aku kuliah di Magister TI, UGM. Jurusan Teknik Elektro, Peminatan Chief Information Officer yang biaya kuliahnya dari Depkominfo. Banyak suka duka yang kurasakan. Belajar, melempar joke, bersenda gurau bersama rekan dan sahabat di kelas. Bertanya kepada dosen, bahkan meng"complain" dosen dengan bahasa dan caraku sendiri.
Tak terasa juga, kini sudah memasuki bulan ke-3 penulisan tesisku. Yah, mudah-mudahan lancar.
Namun, ketika kesendirian datang, kerinduanku pada keluarga menyeruak dari dalam hati ini. Istriku, anakku, ibuku, dan keluarga lainnya..

Salam rinduku buat mereka..

Faktor Kualitas Data Dalam Tata Kelola Data

Kualitas data adalah bagian dari tata kelola data. Kualitas data mempunyai pengertian tentang kelengkapan dan keakuratan data (Informatica, 2010; Panian, 2009). Selain itu, kualitas data berhubungan dengan kelengkapan, keakuratan, konsistensi dan ketepatan waktu (Batini et al., 2009).

Kelengkapan mengandung pengertian kemampuan sistem informasi mewakili setiap keadaan dari dunia sebenarnya (Wand dan Wang, 1996), informasi yang memiliki semua pengertian yang diperlukan untuk mendeskripsikan suatu entitas (Bovee et al., 2001) atau semua nilai yang seharusnya dikumpulkan (Liu dan Chi, 2002).

Keakuratan mengandung pengertian sejauh mana data tersebut benar, dapat diandalkan dan bersertifikat (Wang dan Strong, 1996) dan saat nilai data yang disimpan dalam basis data sesuai dengan nilai-nilai di dunia nyata (Ballou dan Pazer, 1985).
Konsistensi mengacu pada pelanggaran aturan semantik yang didefinisikan lebih dari satu set item data. Dengan mengacu pada teori relasional, batasan integritas adalah jenis aturan semantik tersebut. Dalam bidang statistik, pengeditan data adalah aturan khas semantik yang memungkinkan untuk pengecekan konsistensi (Batini et al., 2009).

Ketepatan waktu yaitu aspek dari data yang termutakhirkan berdasarkan waktu (Batini et al., 2009). Ketepatan waktu memiliki dimensi kekinian, volatilitas dan timeliness. Kekinian berarti sejauh mana data adalah up-to-date. Sebuah data bernilai mutakhir jika sudah benar meskipun mungkin penyimpangan yang disebabkan oleh perubahan waktu mereduksi nilai data (Redman, 1998). Volatilitas berarti periode waktu dimana informasi bernilai valid (Jarke et al., 1995). Timeliness berarti rata-rata usia data di dalam sumber (Wand dan Wang, 1996).

Sumber :
Batini, C., Cappiello, C., Francalanci, C., & Maurino, A. (2009). Methodologies for Data Quality Assessment and Improvement. ACM Computing Surveys, Vol. 41(No. 3 Article 16).

Bovee, M., Srivastava, R., & Mak, B. (2001). A conceptual framework and belief-function approach to assessing overall information quality. Paper presented at the Proceedings of the 6th International Conference on Information Quality, September 2001.

Liu, L., & Chi, L. (2002). Evolutionary data quality. Paper presented at the Proceedings of the 7th International Conference on Information Quality.

Wang, R., & Strong, D. (1996). Beyond accuracy: What data quality means to data consumers. Management Information System, 12(4).

Ballou, D., & Pazer, H. (1985). Modeling data and process quality in multi-input, multi-output information systems. Manage Science, 31(2).

Redman, T. (1998). The impact of poor data quality on the typical enteprise. Comm. ACM, 41(2), 79–82.

Jarke, M., Lenzerini, M., Vassiliou, Y., & Vassiliadis, P. (1995). Fundamentals of Data Warehouses: Springer Verlag.

Wand, Y., & Wang, R. (1996). Anchoring data quality dimensions in ontological foundations. Comm. ACM 39(11).

Konsep Data Stewardship dalam Tata Kelola Data

Dalam tata kelola data, konsep data stewardship dimaksudkan sebagai pendekatan atas tata kelola data yang memformalisasi akuntabilitas untuk mengelola sumberdaya informasi dalam bidang yang dianggap paling penting bagi organisasi. Konsep stewardship lebih cocok digunakan dibandingkan ownership (Witanti dan Falahah, 2007).
Steward adalah seseorang yang mengelola dan menyajikan sesuatu serta bertanggung jawab terhadap orang lain. Ownership seringkali menjebak orang dalam rasa kepemilikan data sehingga data tesebut sulit diakses oleh orang lain. Sikap ini bersifat kontraproduktif karena pemilik data (owner) biasanya mengelola informasi hanya untuk satu pihak, padahal informasi tersebut seharusnya digunakan di berbagai pihak (Witanti dan Falahah, 2007).

Konsep dasar bagi tata kelola data adalah bahwa data dimiliki oleh perusahaan atau organisasi, termasuk juga oleh konsumen dan vendor yang berhak atas bagian data mereka. Berbagai unit organisasi, tim dan individu adalah steward dari informasi dan bertanggung jawab untuk mengelola data secara efektif. Sikap tersebut ditunjukkan dengan menjadikan data sebagai tanggung jawab personal dan tanggung jawab menyajikan data untuk kepentingan semua pihak.

Prinsip Tata Kelola Data

Prinsip Tata Kelola Data

Menurut Witanti dan Falahah (2007) prinsip tata kelola data sebaiknya disertai dengan filosofi mengenai pentingnya informasi dan kualitas informasi sehinga dapat dijadikan argumentasi yang penting untuk membangun tata kelola data. Prinsip-prinsip yang dapat digunakan adalah :
1.Informasi dianggap sebagai hal yang esensial untuk mencapai sasaran bisnis organisasi. Informasi dianggap sebagai aset dan sumberdaya dan diperlakukan sebagai sesuatu yang bernilai.
2.Sebagaimana halnya sumberdaya perusahaan lainnya, maka akuntabilitas atas informasi perlu diformalisasikan agar pengelolaan sumberdaya informasi dapat dilakukan dengan lebih baik dan informasi dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan organisasi. Akuntabilitas formal dapat dicapai melalui program tata kelola data dan penyediaan/penyajian data yang tepat.
3.Kualitas informasi sangat ditentukan oleh penerapan prinsip-prinsip manajemen bisnis yang tepat dan proses, metode, alat dan pengalaman praktis dalam manajemen informasi. Tata kelola data dan penyediaan atau penyajian data adalah salah satu tindakan praktis yang esensial untuk mencapai kualitas informasi yang baik.
4.Kualitas informasi merupakan hal yang esensial dalam memenuhi kesesuaian atas suatu regulasi dan mengurangi resiko diskualifikasi organisasi karena adanya ketidaksesuaian dengan regulasi.

Panian (2009) menjelaskan prinsip yang harus disadari oleh organisasi agar tata kelola data dapat diarahkan menuju keberhasilan yaitu :
1.Peran dan tanggung jawab yang didefinisikan secara jelas. Pendefinisian peran dan penilaian tanggung jawab kepada individu yang terlibat dalam tata kelola data harus dalam kondisi yang jelas untuk memperkuat akuntabilitas.
2.Keterlibatan antara TI dan bisnis. Faktor umum dalam keberhasilan tata kelola data adalah keterlibatan eksekutif dan staf baik antara pihak bisnis dan pihak TI.
3.Sponsor dari eksekutif. Keberhasilan tata kelola data disponsori (secara ideal) oleh senior eksekutif. Banyak organisasi mengembangkan lintas fungsi tata kelola data dengan membuat komite pengarah atau dewan eksekutif tata kelola data.
4.Sentra atau Pusat Integrasi Kompetensi atau center of excellence untuk mendukung integrasi teknologi yang menjaga keberlangsungan tata kelola data.

Sumber :
Panian, Z. (2009). Recent Advances in Data Management. WSEAS TRANSACTIONS on COMPUTERS, Vol. 8(Number 7 ISSN 1109-2750).
Witanti, W., & Falahah. (2007). Promosi Tata Kelola Data pada Lingkungan Perusahaan Manufaktur (Mengacu pada Kerangka Kerja COBIT 4). In KNSI 2007 - STT TELKOM BANDUNG (Ed.), Berbagai Makalah Sistem Informasi (pp. 169-174). Bandung: Informatika.

Unsur Tata Kelola Data / Data Governance Elements

Panian (2009) dan Informatica (2010) menjelaskan tata kelola data memiliki enam unsur. Penjelasan rinci sebagai berikut :
1)Aksesibilitas (data accessibility), yaitu data dapat diakses, terpercaya dari sumbernya atau terstruktur.
2)Ketersediaan (data availability), yaitu data tersedia untuk pengguna dan aplikasi, dan menyediakan keterangan tentang kapan, di mana dan bagaimanapun ketika diperlukan.
3)Berkualitas (data quality), yaitu data harus lengkap dan akurat.
4)Konsisten (data consistency), yaitu arti data adalah konsisten dan dapat dihubungkan secara lintas sistem, proses dan organisasi.
5)Dapat diaudit (data auditability), yang mengandung makna bahwa data yang teraudit dapat memelihara visibilitas dan kontrol data.
6)Aman (data security), yaitu standar keamanan dan privasi dapat dilaksanakan.

Panian (2009) juga menjelaskan untuk memastikan agar data memiliki ke-enam unsur di atas, kerangka kerja tata kelola data yang efektif memiliki empat komponen kunci :
1) Standar. Sebuah organisasi harus mendefinisikan standar data. Organisasi harus menetapkan definisi data dan taksonomi, mendefinisikan master data, mengembangkan model data perusahaan, dan menegakkan pembangunan dan standar teknis yang terkait dengan data.
2) Kebijakan dan proses. Organisasi menciptakan dan menegakkan kebijakan dan proses sekitar penciptaan, pengembangan, dan pengelolaan data dari suatu praktek tata kelola data yang efektif. Organisasi perlu mendefinisikan data dan aturan bisnis hubungan data, kontrol akses dan pengiriman data, membangun pemantauan, pengukuran mekanisme data dan mengelola perubahan data.
3) Organisasi. Isu yang paling penting bahwa organisasi harus mengetahui arah ketika meluncurkan inisiatif tata kelola data yaitu adalah bagaimana merancang struktur organisasi. Perlu ditentukan peran dan tanggung jawab dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk data.
4) Teknologi. Organisasi dapat memulai sebuah inisiatif tata kelola data tanpa infrastruktur teknologi yang mendasari. Pada dasarnya banyak organisasi memulai data awal mereka hanya dengan program tata kelola dengan menggunakan alat manual seperti spreadsheet atau dokumen Word-untuk mendapatkan definisi data dan proses dokumen. Namun, sebagian besar organisasi cepat menyadari bahwa jenis pendekatan manual ini sangat terbatas. Memang hampir tidak mungkin untuk mencapai tujuan akhir tata kelola data menggunakan pendekatan manual.


Sumber :
Panian, Z. (2009). Recent Advances in Data Management. WSEAS TRANSACTIONS on COMPUTERS, Vol. 8(Number 7 ISSN 1109-2750).
Informatica. (2010). Lay the Foundation for a Well-Managed Organization with a Data Governance Program. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.informatica.com/solutions/data_governance/Pages/index.aspx

Apa itu Tata Kelola Data / Data Governance

Ada beberapa pengertian tentang tata kelola data atau data governance. Sebagian kuambil dari literatur yang didapat lewat browsing di internet. Diantaranya adalah :

Tata kelola data adalah pengambilan keputusan dan kewenangan untuk hal-hal yang berhubungan dengan data. Tata kelola data adalah suatu sistem hak keputusan dan akuntabilitas untuk memproses informasi yang berhubungan, dilaksanakan sesuai dengan model dan yang menggambarkan tentang siapa yang dapat mengambil tindakan apa, dengan informasi apa, kapan waktunya, dalam keadaan apa, menggunakan metode apa (The Data Governance Institute, 2010).
Tata kelola data juga dimaksudkan sebagai orkestrasi formal dari manusia, proses dan teknologi yang memungkinkan suatu organisasi untuk meningkatkan data sebagai aset perusahaan (The MDM Institute, 2010).
Tata kelola data didefinisikan sebagai proses, kebijakan, standar, organisasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan ketersediaan, aksesibilitas, kualitas, konsistensi, auditabilitas dan keamanan data dalam perusahaan atau lembaga (Informatica, 2010).
Tata kelola data juga diartikan sebagai disiplin kualitas kontrol untuk menambah ketegasan untuk proses pengelolaan, penggunaan, meningkatkan dan melindungi informasi organisasi (IBM, 2010).
Tata kelola data dapat pula didefinisikan sebagai proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola kuantitas, konsistensi, kegunaan, keamanan dan ketersediaan data (Cohen, 2006).
Tata kelola data merunut pada badan organisasional, aturan, hak pengambilan keputusan, akuntabilitas dari orang dan sistem informasi sebagai kinerja dalam proses informasi yang saling berhubungan (G. Thomas, 2006; Gwen Thomas, 2006).

Dengan demikian dapat dijelaskan bahwa pada prinsipnya tata kelola data adalah proses, kebijakan, standar, organisasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan ketersediaan, aksesibilitas, kualitas, konsistensi, auditabilitas, dan keamanan data dalam organisasi untuk meningkatkan data sebagai aset organisasi agar data tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sesuai dengan tingkat kepatuhan terhadap standar data yang telah ditetapkan dan juga berisikan kemampuan untuk secara proaktif mengidentifikasi perubahan data dalam organisasi dan mengkomunikasikan perubahan-perubahan itu kepada sesuai peruntukkannya.

Sumber :
The Data Governance Institute. (2010). Data Governance Definition. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.datagovernance.com/adg_data_governance_definition.html
The MDM Institute. (2010). What is Data Governance ? Retrieved July, 29, 2010, from http://www.tcdii.com/whatIsDataGovernance.html
Informatica. (2010). Lay the Foundation for a Well-Managed Organization with a Data Governance Program. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.informatica.com/solutions/data_governance/Pages/index.aspx
IBM. (2010). IBM Data Governance : Why IBM? Retrieved July, 29, 2010, from http://www.ibm.com/ibm/servicemanagement/us/en/data-governance.html
Cohen, R. (2006). BI Strategy: What's in a Name? Data Governance Roles, Responsibilities and Results Factors. DM Review.
Thomas, G. (2006). Alpha Males and Data Disaster: Brass Cannon Press, USA.
Thomas, G. (2006). The DGI Data Governance Framework. The Data Governance Institute.

Aku dan tesisku

Aku mengangkat tema tesis yang berkaitan dengan tata kelola data. Ini sesuai dengan latar belakang pekerjaanku yaitu yang berkaitan dengan data. Tepatnya Data Kependudukan. Pentingnya peran data sebagai bahan penyedia pembuatan kebijakan organisasi, menyebabkan dibutuhkannya aksi atau cara yang tepat agar data tetap terjaga kualitas dan ketersediannya.
Pemahaman organisatoris tentang tanggung jawab akan keberadaan data ini harus dipetakan dan dikomunikasikan ke dalam organisasi dan tidak dapat hanya dibebankan secara personal kepada seseorang yang memang dilimpahkan kepadanya tanggung jawab memelihara data. Untuk itu dibutuhkan pengaturan peranan, tanggung jawab, aturan, dan proses mengelola data. Dengan kata lain, tata kelola atau formalisasi atas akuntabilitas terhadap data sangat diperlukan.
Karenanya, aku mengangkat penulisan tentang Tata Kelola Data Kependudukan.

Back to Blog..

Mencoba lagi kembali ke blog, setelah sekian lama tidak aktif.
Sudah hampir 3 bulan belakangan, sibuk dengan penulisan tesis. Sangat menjemukan. Mungkin teman2 seangkatan kuliahku juga merasakan hal yang sama. Menjemukan karena setiap hari harus berhadapan dengan hal yang sama, tetapi kok tidak selesai-selesai. :(. Ternyata membuat redaksi yang "nyambung" di tesis itu, tidaklah mudah. Apa yang kita anggap sudah cukup mewakili penulisan, ternyata menurut dosen pembimbing belum cukup. Sehingga sekenanya diperbaiki. Belum lagi, terkait masalah waktu penulisan. Dikejar deadline dengan jadwal sidang pra pendadaran (istilah di kampusku, pra pendadaran itu maksudnya adalah sidang pengukuran kemajuan penulisan. Ada empat kali pra pendadaran, sebelum sidang tertutup pengujian tesis itu sendiri).
Lumayan berat. But, the show must goes on. Mudah-mudahan sidang pra3 di Oktober ini berjalan lancar.. Target sih Januari 2011, sudah selesai.