Setahun di Jogja

Tak terasa sudah setahun, aku berada di Jogja, tepatnya tanggal 7 Oktober 2009, aku tiba di sini. Setahun pula aku kuliah di Magister TI, UGM. Jurusan Teknik Elektro, Peminatan Chief Information Officer yang biaya kuliahnya dari Depkominfo. Banyak suka duka yang kurasakan. Belajar, melempar joke, bersenda gurau bersama rekan dan sahabat di kelas. Bertanya kepada dosen, bahkan meng"complain" dosen dengan bahasa dan caraku sendiri.
Tak terasa juga, kini sudah memasuki bulan ke-3 penulisan tesisku. Yah, mudah-mudahan lancar.
Namun, ketika kesendirian datang, kerinduanku pada keluarga menyeruak dari dalam hati ini. Istriku, anakku, ibuku, dan keluarga lainnya..

Salam rinduku buat mereka..

Faktor Kualitas Data Dalam Tata Kelola Data

Kualitas data adalah bagian dari tata kelola data. Kualitas data mempunyai pengertian tentang kelengkapan dan keakuratan data (Informatica, 2010; Panian, 2009). Selain itu, kualitas data berhubungan dengan kelengkapan, keakuratan, konsistensi dan ketepatan waktu (Batini et al., 2009).

Kelengkapan mengandung pengertian kemampuan sistem informasi mewakili setiap keadaan dari dunia sebenarnya (Wand dan Wang, 1996), informasi yang memiliki semua pengertian yang diperlukan untuk mendeskripsikan suatu entitas (Bovee et al., 2001) atau semua nilai yang seharusnya dikumpulkan (Liu dan Chi, 2002).

Keakuratan mengandung pengertian sejauh mana data tersebut benar, dapat diandalkan dan bersertifikat (Wang dan Strong, 1996) dan saat nilai data yang disimpan dalam basis data sesuai dengan nilai-nilai di dunia nyata (Ballou dan Pazer, 1985).
Konsistensi mengacu pada pelanggaran aturan semantik yang didefinisikan lebih dari satu set item data. Dengan mengacu pada teori relasional, batasan integritas adalah jenis aturan semantik tersebut. Dalam bidang statistik, pengeditan data adalah aturan khas semantik yang memungkinkan untuk pengecekan konsistensi (Batini et al., 2009).

Ketepatan waktu yaitu aspek dari data yang termutakhirkan berdasarkan waktu (Batini et al., 2009). Ketepatan waktu memiliki dimensi kekinian, volatilitas dan timeliness. Kekinian berarti sejauh mana data adalah up-to-date. Sebuah data bernilai mutakhir jika sudah benar meskipun mungkin penyimpangan yang disebabkan oleh perubahan waktu mereduksi nilai data (Redman, 1998). Volatilitas berarti periode waktu dimana informasi bernilai valid (Jarke et al., 1995). Timeliness berarti rata-rata usia data di dalam sumber (Wand dan Wang, 1996).

Sumber :
Batini, C., Cappiello, C., Francalanci, C., & Maurino, A. (2009). Methodologies for Data Quality Assessment and Improvement. ACM Computing Surveys, Vol. 41(No. 3 Article 16).

Bovee, M., Srivastava, R., & Mak, B. (2001). A conceptual framework and belief-function approach to assessing overall information quality. Paper presented at the Proceedings of the 6th International Conference on Information Quality, September 2001.

Liu, L., & Chi, L. (2002). Evolutionary data quality. Paper presented at the Proceedings of the 7th International Conference on Information Quality.

Wang, R., & Strong, D. (1996). Beyond accuracy: What data quality means to data consumers. Management Information System, 12(4).

Ballou, D., & Pazer, H. (1985). Modeling data and process quality in multi-input, multi-output information systems. Manage Science, 31(2).

Redman, T. (1998). The impact of poor data quality on the typical enteprise. Comm. ACM, 41(2), 79–82.

Jarke, M., Lenzerini, M., Vassiliou, Y., & Vassiliadis, P. (1995). Fundamentals of Data Warehouses: Springer Verlag.

Wand, Y., & Wang, R. (1996). Anchoring data quality dimensions in ontological foundations. Comm. ACM 39(11).

Konsep Data Stewardship dalam Tata Kelola Data

Dalam tata kelola data, konsep data stewardship dimaksudkan sebagai pendekatan atas tata kelola data yang memformalisasi akuntabilitas untuk mengelola sumberdaya informasi dalam bidang yang dianggap paling penting bagi organisasi. Konsep stewardship lebih cocok digunakan dibandingkan ownership (Witanti dan Falahah, 2007).
Steward adalah seseorang yang mengelola dan menyajikan sesuatu serta bertanggung jawab terhadap orang lain. Ownership seringkali menjebak orang dalam rasa kepemilikan data sehingga data tesebut sulit diakses oleh orang lain. Sikap ini bersifat kontraproduktif karena pemilik data (owner) biasanya mengelola informasi hanya untuk satu pihak, padahal informasi tersebut seharusnya digunakan di berbagai pihak (Witanti dan Falahah, 2007).

Konsep dasar bagi tata kelola data adalah bahwa data dimiliki oleh perusahaan atau organisasi, termasuk juga oleh konsumen dan vendor yang berhak atas bagian data mereka. Berbagai unit organisasi, tim dan individu adalah steward dari informasi dan bertanggung jawab untuk mengelola data secara efektif. Sikap tersebut ditunjukkan dengan menjadikan data sebagai tanggung jawab personal dan tanggung jawab menyajikan data untuk kepentingan semua pihak.

Prinsip Tata Kelola Data

Prinsip Tata Kelola Data

Menurut Witanti dan Falahah (2007) prinsip tata kelola data sebaiknya disertai dengan filosofi mengenai pentingnya informasi dan kualitas informasi sehinga dapat dijadikan argumentasi yang penting untuk membangun tata kelola data. Prinsip-prinsip yang dapat digunakan adalah :
1.Informasi dianggap sebagai hal yang esensial untuk mencapai sasaran bisnis organisasi. Informasi dianggap sebagai aset dan sumberdaya dan diperlakukan sebagai sesuatu yang bernilai.
2.Sebagaimana halnya sumberdaya perusahaan lainnya, maka akuntabilitas atas informasi perlu diformalisasikan agar pengelolaan sumberdaya informasi dapat dilakukan dengan lebih baik dan informasi dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan organisasi. Akuntabilitas formal dapat dicapai melalui program tata kelola data dan penyediaan/penyajian data yang tepat.
3.Kualitas informasi sangat ditentukan oleh penerapan prinsip-prinsip manajemen bisnis yang tepat dan proses, metode, alat dan pengalaman praktis dalam manajemen informasi. Tata kelola data dan penyediaan atau penyajian data adalah salah satu tindakan praktis yang esensial untuk mencapai kualitas informasi yang baik.
4.Kualitas informasi merupakan hal yang esensial dalam memenuhi kesesuaian atas suatu regulasi dan mengurangi resiko diskualifikasi organisasi karena adanya ketidaksesuaian dengan regulasi.

Panian (2009) menjelaskan prinsip yang harus disadari oleh organisasi agar tata kelola data dapat diarahkan menuju keberhasilan yaitu :
1.Peran dan tanggung jawab yang didefinisikan secara jelas. Pendefinisian peran dan penilaian tanggung jawab kepada individu yang terlibat dalam tata kelola data harus dalam kondisi yang jelas untuk memperkuat akuntabilitas.
2.Keterlibatan antara TI dan bisnis. Faktor umum dalam keberhasilan tata kelola data adalah keterlibatan eksekutif dan staf baik antara pihak bisnis dan pihak TI.
3.Sponsor dari eksekutif. Keberhasilan tata kelola data disponsori (secara ideal) oleh senior eksekutif. Banyak organisasi mengembangkan lintas fungsi tata kelola data dengan membuat komite pengarah atau dewan eksekutif tata kelola data.
4.Sentra atau Pusat Integrasi Kompetensi atau center of excellence untuk mendukung integrasi teknologi yang menjaga keberlangsungan tata kelola data.

Sumber :
Panian, Z. (2009). Recent Advances in Data Management. WSEAS TRANSACTIONS on COMPUTERS, Vol. 8(Number 7 ISSN 1109-2750).
Witanti, W., & Falahah. (2007). Promosi Tata Kelola Data pada Lingkungan Perusahaan Manufaktur (Mengacu pada Kerangka Kerja COBIT 4). In KNSI 2007 - STT TELKOM BANDUNG (Ed.), Berbagai Makalah Sistem Informasi (pp. 169-174). Bandung: Informatika.

Unsur Tata Kelola Data / Data Governance Elements

Panian (2009) dan Informatica (2010) menjelaskan tata kelola data memiliki enam unsur. Penjelasan rinci sebagai berikut :
1)Aksesibilitas (data accessibility), yaitu data dapat diakses, terpercaya dari sumbernya atau terstruktur.
2)Ketersediaan (data availability), yaitu data tersedia untuk pengguna dan aplikasi, dan menyediakan keterangan tentang kapan, di mana dan bagaimanapun ketika diperlukan.
3)Berkualitas (data quality), yaitu data harus lengkap dan akurat.
4)Konsisten (data consistency), yaitu arti data adalah konsisten dan dapat dihubungkan secara lintas sistem, proses dan organisasi.
5)Dapat diaudit (data auditability), yang mengandung makna bahwa data yang teraudit dapat memelihara visibilitas dan kontrol data.
6)Aman (data security), yaitu standar keamanan dan privasi dapat dilaksanakan.

Panian (2009) juga menjelaskan untuk memastikan agar data memiliki ke-enam unsur di atas, kerangka kerja tata kelola data yang efektif memiliki empat komponen kunci :
1) Standar. Sebuah organisasi harus mendefinisikan standar data. Organisasi harus menetapkan definisi data dan taksonomi, mendefinisikan master data, mengembangkan model data perusahaan, dan menegakkan pembangunan dan standar teknis yang terkait dengan data.
2) Kebijakan dan proses. Organisasi menciptakan dan menegakkan kebijakan dan proses sekitar penciptaan, pengembangan, dan pengelolaan data dari suatu praktek tata kelola data yang efektif. Organisasi perlu mendefinisikan data dan aturan bisnis hubungan data, kontrol akses dan pengiriman data, membangun pemantauan, pengukuran mekanisme data dan mengelola perubahan data.
3) Organisasi. Isu yang paling penting bahwa organisasi harus mengetahui arah ketika meluncurkan inisiatif tata kelola data yaitu adalah bagaimana merancang struktur organisasi. Perlu ditentukan peran dan tanggung jawab dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk data.
4) Teknologi. Organisasi dapat memulai sebuah inisiatif tata kelola data tanpa infrastruktur teknologi yang mendasari. Pada dasarnya banyak organisasi memulai data awal mereka hanya dengan program tata kelola dengan menggunakan alat manual seperti spreadsheet atau dokumen Word-untuk mendapatkan definisi data dan proses dokumen. Namun, sebagian besar organisasi cepat menyadari bahwa jenis pendekatan manual ini sangat terbatas. Memang hampir tidak mungkin untuk mencapai tujuan akhir tata kelola data menggunakan pendekatan manual.


Sumber :
Panian, Z. (2009). Recent Advances in Data Management. WSEAS TRANSACTIONS on COMPUTERS, Vol. 8(Number 7 ISSN 1109-2750).
Informatica. (2010). Lay the Foundation for a Well-Managed Organization with a Data Governance Program. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.informatica.com/solutions/data_governance/Pages/index.aspx

Apa itu Tata Kelola Data / Data Governance

Ada beberapa pengertian tentang tata kelola data atau data governance. Sebagian kuambil dari literatur yang didapat lewat browsing di internet. Diantaranya adalah :

Tata kelola data adalah pengambilan keputusan dan kewenangan untuk hal-hal yang berhubungan dengan data. Tata kelola data adalah suatu sistem hak keputusan dan akuntabilitas untuk memproses informasi yang berhubungan, dilaksanakan sesuai dengan model dan yang menggambarkan tentang siapa yang dapat mengambil tindakan apa, dengan informasi apa, kapan waktunya, dalam keadaan apa, menggunakan metode apa (The Data Governance Institute, 2010).
Tata kelola data juga dimaksudkan sebagai orkestrasi formal dari manusia, proses dan teknologi yang memungkinkan suatu organisasi untuk meningkatkan data sebagai aset perusahaan (The MDM Institute, 2010).
Tata kelola data didefinisikan sebagai proses, kebijakan, standar, organisasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan ketersediaan, aksesibilitas, kualitas, konsistensi, auditabilitas dan keamanan data dalam perusahaan atau lembaga (Informatica, 2010).
Tata kelola data juga diartikan sebagai disiplin kualitas kontrol untuk menambah ketegasan untuk proses pengelolaan, penggunaan, meningkatkan dan melindungi informasi organisasi (IBM, 2010).
Tata kelola data dapat pula didefinisikan sebagai proses yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengelola kuantitas, konsistensi, kegunaan, keamanan dan ketersediaan data (Cohen, 2006).
Tata kelola data merunut pada badan organisasional, aturan, hak pengambilan keputusan, akuntabilitas dari orang dan sistem informasi sebagai kinerja dalam proses informasi yang saling berhubungan (G. Thomas, 2006; Gwen Thomas, 2006).

Dengan demikian dapat dijelaskan bahwa pada prinsipnya tata kelola data adalah proses, kebijakan, standar, organisasi, dan teknologi yang dibutuhkan untuk mengelola dan memastikan ketersediaan, aksesibilitas, kualitas, konsistensi, auditabilitas, dan keamanan data dalam organisasi untuk meningkatkan data sebagai aset organisasi agar data tersebut dapat digunakan untuk pengambilan keputusan sesuai dengan tingkat kepatuhan terhadap standar data yang telah ditetapkan dan juga berisikan kemampuan untuk secara proaktif mengidentifikasi perubahan data dalam organisasi dan mengkomunikasikan perubahan-perubahan itu kepada sesuai peruntukkannya.

Sumber :
The Data Governance Institute. (2010). Data Governance Definition. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.datagovernance.com/adg_data_governance_definition.html
The MDM Institute. (2010). What is Data Governance ? Retrieved July, 29, 2010, from http://www.tcdii.com/whatIsDataGovernance.html
Informatica. (2010). Lay the Foundation for a Well-Managed Organization with a Data Governance Program. Retrieved July, 29, 2010, from http://www.informatica.com/solutions/data_governance/Pages/index.aspx
IBM. (2010). IBM Data Governance : Why IBM? Retrieved July, 29, 2010, from http://www.ibm.com/ibm/servicemanagement/us/en/data-governance.html
Cohen, R. (2006). BI Strategy: What's in a Name? Data Governance Roles, Responsibilities and Results Factors. DM Review.
Thomas, G. (2006). Alpha Males and Data Disaster: Brass Cannon Press, USA.
Thomas, G. (2006). The DGI Data Governance Framework. The Data Governance Institute.

Aku dan tesisku

Aku mengangkat tema tesis yang berkaitan dengan tata kelola data. Ini sesuai dengan latar belakang pekerjaanku yaitu yang berkaitan dengan data. Tepatnya Data Kependudukan. Pentingnya peran data sebagai bahan penyedia pembuatan kebijakan organisasi, menyebabkan dibutuhkannya aksi atau cara yang tepat agar data tetap terjaga kualitas dan ketersediannya.
Pemahaman organisatoris tentang tanggung jawab akan keberadaan data ini harus dipetakan dan dikomunikasikan ke dalam organisasi dan tidak dapat hanya dibebankan secara personal kepada seseorang yang memang dilimpahkan kepadanya tanggung jawab memelihara data. Untuk itu dibutuhkan pengaturan peranan, tanggung jawab, aturan, dan proses mengelola data. Dengan kata lain, tata kelola atau formalisasi atas akuntabilitas terhadap data sangat diperlukan.
Karenanya, aku mengangkat penulisan tentang Tata Kelola Data Kependudukan.

Back to Blog..

Mencoba lagi kembali ke blog, setelah sekian lama tidak aktif.
Sudah hampir 3 bulan belakangan, sibuk dengan penulisan tesis. Sangat menjemukan. Mungkin teman2 seangkatan kuliahku juga merasakan hal yang sama. Menjemukan karena setiap hari harus berhadapan dengan hal yang sama, tetapi kok tidak selesai-selesai. :(. Ternyata membuat redaksi yang "nyambung" di tesis itu, tidaklah mudah. Apa yang kita anggap sudah cukup mewakili penulisan, ternyata menurut dosen pembimbing belum cukup. Sehingga sekenanya diperbaiki. Belum lagi, terkait masalah waktu penulisan. Dikejar deadline dengan jadwal sidang pra pendadaran (istilah di kampusku, pra pendadaran itu maksudnya adalah sidang pengukuran kemajuan penulisan. Ada empat kali pra pendadaran, sebelum sidang tertutup pengujian tesis itu sendiri).
Lumayan berat. But, the show must goes on. Mudah-mudahan sidang pra3 di Oktober ini berjalan lancar.. Target sih Januari 2011, sudah selesai.

ARAYA ZINDA INDIRA

Teringat pada saat aku memilih nama anakku, karena bulan Desember ini adalah bulan kelahirannya… Tulisan ini buat Aya, anakku dan Ami, sebutan untuk bundanya Aya.

Dilahirkan pada hari Rabu Wage, tanggal 17 Desember 2008 Masehi, bertepatan dengan tanggal 19 Dzulhijjah 1429 Hijriyah atau tanggal 18 bulan Besar 1941 tahun Saka atau tanggal 20 Cap It Gwee 2559 tahun Cina, berjenis kelamin perempuan, pada pukul 22.00 WIB di Rumah Sakit Santo Antonius (RSSA) Pontianak, dengan berat badan 3.000 gr dan panjang 48 cm. Persalinan yang memakan waktu lebih kurang 15 menit, alhamdulillah berjalan lancar, setelah sang bunda menahan sakit lebih kurang sekitar 3,5 jam (dari pembukaan 3-4 cm yang terjadi sekitar jam 18.30 WIB), hingga berangsur menjadi keluarnya sang bayi dari perut bundanya.

Araya Zinda Indira adalah nama yang akhirnya dipilih, dari beberapa pilihan nama. Sedangkan nama yang sudah terbentuk menjelang kelahiran adalah nama yang lebih mendekati nama bayi laki-laki, yaitu Dmitry Arayahajj Alveoli, yang berarti ‘sang kekasih yang nafasnya dihembuskan ke dunia ini sebagai ornamen/pelengkap kehidupan pada hari raya haji’. Nama yang sebenarnya tampak elok dan bisa dilekatkan kepada bayi perempuan, tetapi setelah mendapat masukan dari pihak keluarga,yang mengatakan namanya lebih mirip nama laki-laki. Sehingga dicarilah nama yang lebih menampakkan ‘keperempuanan’. Lalu setelah melewati proses pengusulan nama seperti Izinda, Bageechanama, Lateefa, Jemima maka dipilihlah nama Zinda. Sedangkan nama Araya tetap dimasukkan.

Dari beberapa literatur, kata Araya berasal dari bahasa Arab, bahkan disebutkan pula juga berasal dari bahasa Afghanistan, yang mempunyai arti dekorasi atau ornamen. Yang tak kalah menariknya ternyata secara etimologi, nama/terminologi Araya juga dikenal di daerah Basque, propinsi Alava, yang merupakan bagian dari negara Spanyol. Hanya di daerah tersebut, terminologi Araya dapat diartikan lembah yang mengalir. Mengapa demikian ?. Karena panggilan Araya diadopsi dari mereka yang tinggal di daerah lembah tersebut dengan beberapa variasi seperti Arraya, Araja, Arrayo, Arrayas. Tetapi, jika merunut dalam sejarah peradaban umat manusia, Spanyol adalah bangsa yang pernah disinggahi oleh peradaban Islam, yang diawali oleh penaklukan Spanyol dari laut oleh Panglima Islam, Thariq bin Ziyad beserta pasukan muslim yang dipimpinnya. Bangunan-bangunan bersejarah dengan kultur Islam banyak pula ditemukan di Spanyol. Salah satu yang terkenal adalah Istana Al Hambra di Grenada. Oleh karena itu, seharusnya kita tidak perlu heran jika ternyata terminologi sebuah bahasa di Spanyol berkaitan erat dengan bahasa Arab.

Sedangkan kata Zinda berasal dari bahasa yang dipakai penduduk Samarkand, Uzbekistan –sebuah Negara di Asia Tengah yang beribukota Taskent-, yang mengandung makna kehidupan atau hidup. Zinda sendiri diambil dari penggalan kata sebuah peninggalan kebudayaan Samarkand yaitu Shah-I Zinda yang bisa diartikan sebagai the living king. Samarkand menyapa dunia dengan warisan agung dari pertemuan aneka budaya seperti China, Turki, Eropa dan India. Di kota itu tersimpan aneka peninggalan arsitektur dari masa akhir menjelang Masehi hingga abad ke-4 Masehi.

Setelah disepakati Araya Zinda yang bermakna dekorasi atau ornament kehidupan, maka dirasakan perlu adanya kata ketiga sebagai penyambung makna dari gabungan dua kata yang sudah ada. Maka didapatlah kata Indira yang berasal dari bahasa Hindi dan Sansekerta yang berarti keindahan, kebaikan, kecemerlangan. Dalam mitologi Hindu, Indira dikenal sebagai “the wife of Vishnu”. Jika diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris, kata Indira mempunyai makna yaitu splendid.

Maka lengkaplah nama dari anak perempuan ini yaitu Araya Zinda Indira yang mengandung makna yaitu dekorasi kehidupan yang indah, baik dan cemerlang. Makna yang lebih luas lagi adalah dekorasiNya (ciptaanNya) yang hidup dan yang dianugrahi dengan keindahan, kebaikan dan kecemerlanganNya.

Araya Zinda Indira memiliki nama panggilan Aya.

Pencantuman Nama Peserta dalam Pengumuman hasil tes CPNS : Seberapa pentingnya ?. (Telaah e-gov dan UU Keterbukaan Informasi Publik di Pemda Pontianak

Pada beberapa waktu yang lalu, baik di media cetak maupun elektronik telah kita lihat bersama pengumuman hasil dari tes penerimaan Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) yang telah mendapatkan respon yang besar dari para pencari kerja. Hal ini tentunya akan membuat bahagia bagi yang diterima dan tentunya menimbulkan perasaan sedih bagi yang dinyatakan tidak diterima. Dari pengumuman tes CPNS, ada beberapa klasifikasi pola pengumuman yang muncul yaitu pola pencantuman nomor pendaftaran beserta nama peserta pendaftaran dan ada pola yang hanya mencantumkan nomor pendaftaran peserta saja.

Tentu sebuah institusi pemerintahan mempunyai alasan tersendiri, mengapa nama peserta tidak dicantumkan dalam pengumuman hasil. Bisa jadi alasannya untuk meminimalkan ruang pengumuman yang dimuat di media cetak, sehingga biaya pengumuman akan menjadi lebih murah . Tetapi hal ini tidak berlaku di dunia maya, yaitu internet. Bahwa pemakaian situs web sebagai media pengumuman hasil penerimaan CPNS bukanlah sesuatu hal yang langka. Telebih pada saat ini, penggunaan electronic government atau e-gov sesuai dengan Inpres No. 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government merupakan sesuatu hal yang harus dilakukan oleh pemerintah daerah. Kita tahu bersama bahwa adanya situs web pemerintahan daerah merupakan salah satu penjabaran e-gov tadi. Artinya, penggunaan sarana pengumuman hasil tes CPNS di situs web milik pemerintahan daerah dengan alokasi ruang yang lebih luas, akan tidak menemui kendala manakala pengumuman hasil tes penerimaan CPNS hanya mencantumkan nomor peserta tes saja.

Terlebih di dalam UU nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dijelaskan tentang bahwa Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik. Lebih jauh lagi dikemukakan dalam Pasal Kedua yaitu Setiap Informasi Publik bersifat terbuka dan dapat diakses oleh setiap Pengguna Informasi Publik dan Informasi Publik yang dikecualikan bersifat rahasia sesuai dengan Undang-Undang, kepatutan, dan kepentingan umum didasarkan pada pengujian tentang konsekuensi yang timbul apabila suatu informasi diberikan kepada masyarakat serta setelah dipertimbangkan dengan seksama bahwa menutup Informasi Publik dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya atau sebaliknya.

Penggunaan situs web juga bisa dihubungkan dengan teori komunikasi massa (mass communication) dimana sebuah komunikasi massa, menurut Elizabeth Noelle Neumann (dalam Jalaluddin Rakhmat, 1994) mempunyai ciri-ciri sebagai berikut (1) Bersifat tidak langsung, artinya harus melalui media teknis, (2) Bersifat satu arah, artinya tidak ada interaksi antara peserta-peserta komunikasi, (3). Bersifat terbuka, artinya ditujukan pada publik yang tidak terbatas dan anonim, (4) Mempunyai publik yang secara tersebar. Oleh karenanya, komunikasi massa dalam sebuah situs web dapat didefinisikan sebagai suatu jenis komunikasi yang ditujukan kepada sejumlah audien yang tersebar dan heterogen melalui media elektronik sehingga pesan yang sama dapat diterima secara serentak dan sesaat.

Bahwa sah-sah saja, jika dalam pengumuman hasil tes CPNS hanya mencantumkan nomor peserta tes, tetapi jika dicantumkan beserta nama peserta tes sebagai bagian dari hasil pengumuman itu akan lebih baik. Karena informasi berupa nama peserta tidak akan memberikan konsekuensi yang bersifat disaster (kerusakan yang amat sangat) dan merugikan banyak pihak. Justru dengan pencantuman nama akan mengurangi rasa ketidakpercayaan publik atas benar tidaknya pelaksanaan tes berjalan murni –walaupun bukan sebuah bentuk jaminan mutlak--, sebab tidak ada pengawasan yang mendetil dan seksama terhadap kemungkinan timbulnya nomor-nomor peserta siluman. Akan lebih baik lagi, jika di dalam pengumuman hasil tes dicantumkan pihak ketiga yang melakukan pemeriksaan hasil tes. Beberapa tahun yang lalu pernah terjadi penerimaan tes yang diulang di salah satu Kabupaten di Kalimantan Barat, karena ketidaktranspanan dalam penerimaan tes CPNS yang berlangsung. Hal itu berdampak besar terhadap nama-nama peserta tes yang akhirnya diterima.

Salah satu contoh yang bisa dijadikan acuan dalam pengumuman tes CPNS adalah di situs web Pemprov Yogyakarta, dimana publik dapat melihat dan menyaksikan pencantuman nomor peserta dan nama peserta. Tidak salah jika, pemerintahan daerah Yogyakarta pernah terpilih sebagai daerah nomor satu penerapan e-governement, yang salah satunya adalah dengan membuka akses publik secara luas dan dapat dipertanggungjawabkan dan membuat masyarakat merasa terlayani. Contoh-contoh dari sebuah pengumuman tes yang dilansir lewat situs web dan memiliki item data nomor peserta dan nama peserta, seperti pengumuman hasil tes penerimaan beasiswa, tes kelulusan sertifikasi barang dan jasa dan tes penerimaan CPNS sendiri yang sebagian telah dilakukan oleh pemerintah daerah – pemerintah daerah melalui situs web yang dimiliki mereka.

Rasanya tidak berlebihan jika penulis menyimpulkan bahwa pencantuman nama peserta dalam pengumuman hasil tes CPNS adalah penting. It’s a very very significant thing dan ke depan, masyarakat akan semakin kritis. Pemerintahan daerah akan sering berhadapan head-to-head maupaun face-to-face dengan masyarakat dalam lingkaran siklus pelayanan publik. Sembari memberikan saran yang membangun bagi Badan Kepegawaian Daerah Kota Pontianak sebagai badan yang mengadakan penerimaan pegawai untuk sekiranya dapat menerapkan hal-hal baik yang dilakukan di daerah lain dan memberikan pengumuman hasil tes penerimaan CPNS di tahun-tahun ke depan dengan mencantumkan nomor tes dan nama peserta tes di situs web milik pemerintahan kota Pontianak –bahkan kalau perlu, juga diberlakukan hal yang sama di media cetak--, sebagai bentuk pembangunan e-government yang dikelola dengan baik dan mendukung keterbukaan informasi publik. Go e-gov and make the citizen trusting you !. Bisakah ...?.

Perlukah Penerapan Data Warehouse (saat ini) untuk strategi pengelolaan aset data kependudukan ?

Dari berita yang dilansir di situs Direktorat Jenderal Administrasi Kependudukan (Ditjen Adminduk) tertanggal 11 Desember 2009 lalu, dijelaskan bahwa Proyek penuntasan Sistem Administrasi Kependudukan (SIAK) di seluruh kab/kota bakal tertunda dari jadwal yang telah ditetapkan yaitu tahun 2011. Departemen Dalam Negeri (Depdagri) memastikan pelaksanaan proyek ini baru dapat dituntaskan secara bertahap pada tahun 2013. Tertundanya proyek ini dari rencana semula, disebabkan oleh anggaran yang cekak. Mendagri menyatakan, anggaran pembangunan SIAK mencapai Rp 6,7 triliun (setara dengan dana talangan penyelamatan --bailout-- bank Century). Penundaan proyek akan diikuti dengan perubahan Peraturan Presiden Nomor 26 Tahun 2009 tentang KTP Berbasis Nomor Induk Kependudukan.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka daerah kab/kota di Indonesia yang sudah melaksanakan SIAK offline maupun SIAK online (antar Dinas dan Kecamatan) dan masih menemukan kendala terhadap data kependudukan yang mereka miliki, sudah sepatutnya mengambil momentum ini untuk kembali melakukan konsolidasi data secara keseluruhan. Apa yang menyebabkan konsolidasi data itu perlu ?. Rata-rata persentase kesalahan terbesar bagi pemerintahan daerah yang telah menerapkan SIAK adalah masih ditemukannya data penduduk yang bermasalah, seperti data yang identik ganda dan belum detilnya kelengkapan isian biodata seseorang. Hal ini berpengaruh secara signifikan terhadap kuantitas dan kualitas data kependudukan.

Data kependudukan adalah sebuah aset yang sangat berguna bagi sebuah Pemerintahan Daerah untuk memutuskan suatu kebijakan dan melakukan suatu aksi strategis. Data ini diperoleh dari sistem atau aplikasi operasional yang menunjang pengambilan data secara benar, valid, tertata (format dan cara pengisiannya) dan relevan. Data yang senantiasa berkembang membutuhkan pengelolaan khusus baik dari sisi pemanfaatannya maupun dari sisi penyimpanannya.

Saat sekarang ini, Ditjen Adminduk telah menyediakan konsep Data warehouse (gudang data) yaitu konsep dan kombinasi teknologi yang memfasilitasi organisasi untuk mengelola dan memelihara data historis yang diperoleh dari sistem atau aplikasi operasional. Data warehouse mengumpulkan data historis yang kemudian dapat disajikan sebagai bahan komprehensif bagi manajemen untuk dapat mengambil keputusan, analisis kebutuhan organisasi, hingga peramalan kondisi organisasi berdasar data. Bahkan Data Warehouse dijadikan studi kasus dan bahan riset pengembangan sistem informasi di Perguruan Tinggi berkurikulum TI dan dijadikan aplikasi yang membantu sebuah korporasi dalam menjalankan strategi bisnisnya.

Selain itu Data warehouse mempunyai syarat utama yaitu sudah terbentuknya data yang valid dan bebas dari kesalahan sehingga memungkinkan terjadinya integrasi berbagai macam jenis data dari berbagai macam aplikasi atau sistem. Hal ini menjamin terjadinya mekanisme akses “satu pintu” bagi manajemen untuk memperoleh informasi dan menganalisisnya untuk keputusan perkembangan organisasi.

Di sini akan timbul permasalahan. Jika memang SIAK adalah sebuah proyek penting dari Pemerintah Pusat untuk menata administrasi kependudukan agar lebih baik, maka seharusnya aplikasi sistem operasional SIAK sebagai “pintu” menuju penerapan Data Warehouse, juga harus menutupi tingkat urgensi dua faktor error yaitu human error berupa kesalahan pengetikan data oleh operator SIAK dan data error yaitu berupa kesalahan atau manipulasi data yang terjadi pada pengisian formulir berkas kependudukan yang dilakukan oleh penduduk. Aplikasi yang sudah dijalankan selama ini lebih berorientasi pada kuantitas berupa seberapa banyak penduduk yang bisa terjaring oleh sistem, tetapi kurang bisa “mengakali” bagaimana jika masukan yang disebabkan oleh ke dua faktor di atas tadi terjadi. Akibatnya sistem masih bisa menerima data yang salah, walaupun kemudian data ini dialokasikan secara manual di dalam database kependudukan sebagai data sampah, tetapi secara keseluruhan akan menganggu kuantitas data alias mempengaruhi jumlah penduduk yang sebenarnya (jumlah penduduk menjadi tidak akurat dan tidak valid).

Alih-alih melakukan penerapan Data Warehouse yang ditawarkan oleh Ditjen Adminduk, lebih baik bagi kab/kota yang telah melakukan SIAK secara online, untuk melakukan konsolidasi data yang lebih terarah terhadap data kependudukan yang dianggap bermasalah (identik ganda) sembari memasukkan saran ke Ditjen Adminduk agar aplikasi SIAK terus menerus dimodifikasi dan diperbaiki agar menjadi lebih baik dan mengatur kondisi pemisahan data yang terinput secara tidak benar, baik karena human error dan data error untuk tidak terbaca di sistem dan tidak merumitkan kerja administrator database. Jika penggunaan data warehouse dipaksakan, kota/kab yang telah melaksanakan SIAK akan terbentur oleh keadaan di mana data yang dipublikasi bukanlah data yang sebenarnya. Pihak provinsi akan sulit dalam mengumpulkan data yang benar dari kota/kabupaten. Diperlukan kerja yang lebih keras lagi dalam membangun data base yang optimal dan benar-benar valid. Apalagi hal ini didukung dengan ditundanya penuntasan proyek SIAK ini sampai tahun 2013. Semoga data kependudukan lebih baik (baca : akurat dan valid) lagi.

Susahnya mengelola data kependudukan

Sebagai orang yang dipercaya untuk menangani database kependudukan kota Pontianak atawa administrator database dari tahun 2007 aku udah ngerasain bagaimana susahnya mengelola data. Kenapa begitu ?. Ada 2 hal kenapa data jadi bermasalah atau identik dengan kesalahan. Bisa jadi dari source datanya yang salah yaitu pada data yang diisi oleh warga lewat form pengisian dan kesalahan yang dilakukan si operator sendiri ketika mengisi data. Gara-gara itu, data kependudukan jadi membengkakkkk..kak...kak..
Tulisan awal ini cuma sekedar shering awal tentang susahnya menjadi seorang admin data, yang datanya belum seratus persen benerrrrrrr.....
Itung-itung, nulis pertama kali di blogku, yang baru kubuat.... hehe....